システム全体について

  • Q1:文化施設向け、またはスポーツ施設向けとして利用できますか?

    1:文化会館やスポーツ施設によって、それぞれ特徴的な予約時間や料金体系などが設定出来ます。どちらも柔軟に対応できるよう汎用的なシステムとなっておりますので、文化会館とスポーツ施設をまとめて管理することもできます。

  • Q2:将来的に施設を拡張して増やしたい場合はシステムの改修となりますか?

    2:いつでも貸館は、マスターの追加設定で会館や部屋の追加もできるようになっており、将来的にサービスの拡張を行う場合でも柔軟に対応が可能となります。

  • Q3:システムを導入するにあたっての運用方法や料金がどうなりますか?

    3:いつでも貸館は、サービス型のシステムとなっていますので、毎月固定のサービス利用料金としてお支払いいただく形となります。

  • Q4:システムを運用するにあたって専用のパソコンは必要ですか?

    4:事務でお使いのインターネットに接続できるパソコンであれば、システムのサービスが利用できます。窓口専用パソコンなど特殊なものは必要ありません。

  • Q5:システムのバージョンアップがあった場合はどうなりますか?

    5:いつでも貸館は、常に最新のバージョンでサービスいたします。バージョンアップに伴う一時的な費用などもかからず、ライフサイクルコストの平準化ができます。

予約について

  • Q1:利用団体の種別や市内在住者等の利用回数などの制限をかけることは可能ですか?

    1:利用される団体や市内外の利用者などにあらかじめ、月・週・日単位で利用回数の制限を付加することが可能です。また、抽選申込も同様に申込回数の制限を付加することが可能です。

  • Q2:団体や市内在住者などで受付期間が違う場合も対応が可能ですか?

    2:予め利用者様ごとに市内・市外などの種別を設定しておくことで、種別に応じた受付期間などが判断され、この期間に受付が可能となります。抽選申込も同様に設定が可能です。

  • Q3:付属設備や備品などの管理もできますか?

    A3:予約をしながら、付属設備や備品の予約や清算を行うことができます。また、共用設備や備品については在庫数の管理をできますので、施設の予約時に在庫数の確認も可能となります。

  • Q4:申請書や領収書等の発行は行えますか?

    4:申請書類や領収書の発行は、サービスの標準機能でございます。ただし、条例規則など書式が決まっている場合は、多少の調整が必要となります。

  • Q5:申請書の発行時にプリンターから許可書の印影を印刷することは可能ですか?

    A5:印影などは、システムの設定時点で登録しますので、プリンターから印刷することは可能です。また、印影が変更となった場合でもお客様で登録変更することが可能となります。

利用者(インターネット)からの予約について

  • Q1:会館や部屋によって予約や公開しない部屋などがありますが、制限を付加することは可能ですか?

    1:会館や部屋ごとに空き情報のみ公開するか、予約も可能・抽選対象や公開しないなどの設定や変更などが可能となります。当初は空き状況のみ公開し、後に予約を行うなど段階に合わせてサービスさせることも可能となります。

  • Q2:スマートフォンなどにも対応していますか?

    2:お客様向けには、パソコン・タブレット端末・スマートフォン等、各デバイスに対応できるようなサービスとなっておりますので、デバイスごとにサイトを用意することなく対応ができます。

  • Q3:窓口とインターネットのサービス時間をずらすことは可能ですか?

    3:インターネットのサービス時間については、予約可能時間などの設定が可能ですので、窓口優先などの時間帯を作ることも可能となります。

  • Q4:団体種類や市内外の利用者で受付期間が違う場合も対応ができますか?

    4:窓口業務と同じで、インターネットからもそれぞれの条件や利用制限などを付加することが可能です。

  • Q5:インターネットから仮予約などをされた内容を一定期間で自動的に削除できますか?

    5:仮予約情報などの設定で、予約してからマスター設定した日以内に申請が無ければ、自動的に削除されるような設定が可能となります。

料金計算について

  • Q1:減免について利用者ごとに違う場合などに対応はできますか?

    1:予め減免対象となっている利用者様ごとに減免を設定しておくことで、予約申請時に自動で減免した金額を算出することが可能です。また特別に認めた場合など任意設定も可能です。

  • Q2:ホールや体育館などで入場料徴収による加算や、リハーサル割引などにも対応ができますか?

    2:事前にマスターにて、割引率や加算する内容で加算金額の登録が可能です。設定した内容で料金計算を行うことが可能となります。

  • Q3:予約をキャンセルする場合に還付があった時はどのようになりますか?

    3:予め条例規則等にあった還付率を設定して、キャンセル時に還付率を適用する事で還付金額が計算されます。

  • Q4:利用料金の未納者がキャンセルした場合にキャンセル料の取り扱いは可能ですか?

    4:未納者のお客様がキャンセルした場合は、キャンセルの時期によりキャンセル料金の計算も行う事が可能です。また、請求書の発行を行う事が可能です。

  • Q5:施設や付属設備・備品以外にお客様に請求をしたい項目があった場合は対応ができますか?

    5:請求したい項目を予め設定する事によって、設定した内容で請求をかける事が可能となります。

検索やデータ集計・帳票印刷について

  • Q1:一日の料金集計表の作成はできますか?

    1:利用料の集計表示ついては、支払日をベースとした帳票と利用日をベースとした帳票をご用意しております。

  • Q2:利用状況や稼働率など自治体に報告するため、システムのデータ集計をすることは可能ですか?

    2:いつでも貸館は、CSV出力やEXCELに出力し、必要に応じて加工することが可能となります。

  • Q3:利用登録しているお役様の検索条件などの変更は可能ですか?

    3:利用者登録に必要な項目や検索条件は、お客様で設定する事が可能となっております。

  • Q4:帳票印刷をしないで画面で確認することは可能ですか?

    4:帳票印刷の処理には、画面表示機能やPDFに出力し、確認することが可能となります。また、必要に応じて帳票を出力する事も可能です。

  • Q5:利用当日の一覧表などの発行はできますか?

    5:利用当日や予約のある日などの利用状況や、利用者の一覧表を印刷する事が可能です。詳細についてはお気軽に相談ください。

その他

  • Q1:ログイン画面の制約はありますか?

    1:ログイン画面で数回パスワードを忘れた場合は、ロックがかかるような設定もできます。また、職員IDによって処理の制限をかける事が可能となります。

  • Q2:施設利用の打合せなどの資料を管理できますか?

    2:予約された申請番号で、各種資料を添付して登録保存する事ができます。打合せ資料などを、PDFとして登録することも可能となります。

  • Q3:表示板などがあるのですが接続は可能ですか?

    3:表示板の種類にもよりますが、いつでも貸館ではデジタルサイネージに出力表示するツールが標準装備されています。予約した内容が、案内として自動的に表示されます。

  • Q4:システムを利用する場合の回線は特殊なものがいりますか?

    4:事務所などでインターネットを使っていれば、その回線にてサービスを利用する事が可能です。

  • Q5:現在システムを利用していますが、データの移行などはできますか?

    5:事前に既存システムベンダー様との打合せや、データの受け渡し方法を調整しなければなりません。詳細についてはお気軽に相談ください。