伊勢崎市文化会館様

自作のソフトからの置きかえでした。「いつでも貸館」が一番コストパフォーマンスに優れていました。



システムの稼働日:2020年 4月 1日
お客様の声取材日:2021年6月16日

伊勢崎市文化会館

伊勢崎市文化会館のご紹介

伊勢崎市文化会館は、約1,500人収容の大ホールと約500人収容の小ホールなどを備えた文化施設です。

(伊勢崎市文化会館オフィシャルサイト)

今回は、システム導入後1年を経てのご感想、気が付いた点、ご要望などを中心に、(公財)伊勢崎市公共施設管理公社の、大畠様にお話を伺いました。

 

導入の経緯

『いつでも貸館』導入前は、当館のスタッフが市販のデータベースソフトを使い自作したシステムを使っておりました。
一応、一通りの貸館業務が出来る機能はあったのですが、なにかあると作成したスタッフを呼び出さなければならなかったり、
館内にサーバーがおいてありましたが、一度に2台しか接続出来ないなど、あまり使いやすいとはいえませんでした。

そんな中、当館が耐震工事のため長期休館することになり、この機会に最新の機能をもち、運用が楽な市販のシステムに置き換えることにしたのが導入のきっかけです。

『いつでも貸館』が、一番コストパフォーマンスに優れていました。
特にランニングコストの予算感・条件が当館の希望どおりでした。
市の予算で運用しますのでランニングコストが比較的低価格で、且つ定額で運用可能な点が助かりました。

導入後の感想、導入効果など

お客様一組当たりの受付時間が半分以下になりました。
以前使っていた自作システムは、操作が複雑でお客様のご要望を入力するのに入力項目ごとに大文字や小文字などの規程があり、入力に時間がかかりました。

加えて、当館の割引や割増しの条件も複雑で判別に時間がかかるので、ご利用内容を聞き取り、必要な設定を入力するのに、30分ほどかかることも度々ありました。
諸条件のシステム入力が楽になったので、応対時間がだいぶ短縮できました。
加えて、とにかく操作がシンプルで簡単なので、アルバイトの方が担当しても問題無しなので助かっています。

今後欲しい機能、要望等

施設の空き状況が自動的に更新され、いつでもインターネット経由で参照できるようになり、利用者の利便性が上がりました。
理想的には、インターネット経由で予約申請も受け付けられれば良いのですが、先ほどお伝えいたしました通り、当館の割増しや割引に関する条件が複雑でどうしても直接聞き取りを行う必要があることと、予約申請を許すと複数日程を多数押さえるような行為が多発する可能性もありまして躊躇しています。

ご提案頂きましたように、予約申請時は利用料が割引・割増し前の定価表記で、窓口の申請時に正しい金額で見積もり提示可能とあらかじめアナウンスする、それから、一度に予約できる回数を制限する等の運用を踏まえて再検討してみます。
コロナ禍もあり、貸館利用も例年の半分程度でして、システムの利用経験も十分とは言えませんので、今後の課題として考えることにします。

最後に

当財団は、伊勢崎市内の複数の会館を管理していますが、他館でも『いつでも貸館』を導入することを検討しています。

当財団内での、人事異動などもありますし、その際は同じシステムである方が格段に効率が良いです。
タイミングの問題はありますが、適宜導入を進めていきたいと考えています。

 

 

ありがとうございました。
今後とも、宜しく御願いいたします。