桶川市民ホール様

システム切替のリミットまで検討期間含め3ヵ月しかなかったのですが、導入が実現しました。
標準機能の範疇で、必要な条件をマスター設定するだけで、複雑な施設使用料の自動計算が可能でした。

システムの稼働日:2019年 4月1日
お客様の声取材日:2021年 9月28日

 

桶川市民ホールのご紹介

響の森桶川市民ホールは、演劇・小規模なクラッシックコンサート等の利用ができる多目的ホールや、
会議室・練習室・ギャラリーがある施設です。

さいたま文学館との複合施設として一体的に運営されています。
(桶川市民ホールオフィシャルサイトより)

今回は、同ホールの指定管理者である桶川地域文化振興共同事業体の、
副館長  髙橋様
受付担当 小林様
事業担当 加藤様
株式会社サイオー 枝吉様にお話を伺いました。

 

導入の経緯

新年度の4月から指定管理者を引き継ぎ、新しい体制での運用が決定していました。
同時に年号も平成から令和に改まる節目の年となりました。

そんな中、旧システムのベンダーから、「画面や帳票等の年号表記を平成から令和へ変更出来ず
フルスクラッチで新たに開発するしかなく、膨大な費用・開発期間が必要」との連絡を受けました。

さらに「システム導入についての関与は指定管理者契約の確定後」と市より通達があり、
スタートは12月から年末にかけてになってしまいました。
結果的に何らかの新しいシステムを準備し運用するまで3ヵ月しか期間がなく、非常に困っていました。

 

選定理由、決め手

こうした状況下でパストラーレ様を含む2社にご提案をいただくことになったのですが、
パストラーレ様からは当館の要望に対し、標準機能で対応が可能で、
納期的にも問題ない「いつでも貸館」をご提案いただきました。

もう1社は新規にフルスクラッチ開発することが前提で『ご予算次第』という回答でした。

2社からのご提案内容をふまえ、我々としては機能面とコスト、
ならびに納期面でも「いつでも貸館」しか選択の余地はありませんでした。

導入に伴い、担当営業の方が時間のない中で頑張ってくれました。
予約申請書や許可書等の帳票はシステム標準のものに体裁を近づける形ではありましたが、
オーダーメイドで新規作成になりました。
そのうえで速やかに納品していただき、大変助かりました。

最終的に旧システムからのデータ移行、利用者と予約データは手入力にしました。
スタッフ総出で1週間くらいで対応しました。
その後の大きな不備も無く、新システムに慣れるという意味でも結果的に自分たちでデータを入力して正解でした。

 

導入後の感想、導入効果など

当館のホール使用料は、本番とリハーサルで料金体系が異なることと、
区分貸しの場合は終日や午前・午後の組み合わせ毎の料金があり、
さらに減免や営利・入場料加算、取消の際の返金率等、
それぞれが絡み合う形で料金計算が複雑です。
それが標準のマスター設定のみで自動計算できる点がありがたかったですね。

旧システムは完全オーダーメイドでしたので、本当に自動計算出来るのか不安もありましたが、
特に問題なく正確な料金が算出できました。

当館の施設は稼働率8~9割ですが、変更や取消も割と頻繁に承ります。
それに伴う料金の変更が自動計算出来るシステムは、運用上必須ですね。

また、リアルタイムでWebの空き状況情報を更新する仕組みがあるので、非常にありがたいです。
以前はシステム内の予約状況をファイル出力しPDF化してWeb掲示する工程を毎日手動で行っていました。

最近では、ご利用者様自身がWebで空き状況を確認し『〇月〇日の、ホールを終日予約したい』等、
具体的な予約内容をご連絡いただけることが多く、助かっています。
以前は、『〇月〇日~△月〇日の空いている日、全部教えて!』といった、
お問い合わせから予約が始まることもしばしばでしたので。

 

今後欲しい機能、要望等

保守サポートに連絡する問い合せフォーム的なものがあれば良いですね。
実はメールは普段あまり使わないので、文章作成には少々抵抗があります。

メールによる問い合せは、結果が残り進捗も管理しやすいというのはわかりますが、
「簡単なフォームが立ち上がり、それに確認事項を入力し送信」
のほうが、有難いですね。

それから、取消が発生した際に、取消を予約明細毎に設定する必要があるのですが、
申請全体を取消す際には一括で取消理由が設定できるようになると助かります。

弊社> ありがとうございます。今後の機能改善の参考にさせて頂きます。

 

最後に

今後は、Webからの予約申請やデジタル・サイネージの運用を段階的に導入する予定です。
いずれも標準装備の機能ですので、無償のトライアル環境で動作検証し、運用イメージを把握しながら進めていきたいと思います。

ありがとうございました。

今後とも、よろしくお願いいたします。