真庭エスパスセンター様

やっと、必要とするシステムに巡り合えました。 機能は十分、ランニングコスト的にも満足しています。 複雑な料金計算が唯一自動化でき、導入コストも他社に比べ安価でした。

システムの稼働日:2020年 4月1日
お客様の声取材日:2021年 8月16日

真庭エスパスセンターのご紹介

隣接する国指定重要文化財旧遷喬尋常小学校の「静」に対して、エスパスセンターは「動」のイメージで、相互に際立たせるデザインとしました。
旧遷喬尋常小学校が、梁と屋根による「線と面の構成」であるのに対し、エスパスセンターはより「立体的な塊(かたまり)」として見せています。
先進的で、動きを感じさせる「斜めにせりあがる直方体」を主なデザイン要素としています。

(真庭エスパスセンター オフィシャルサイトより)

 

 

今回は、システム導入に至る経緯や導入後のご感想、お気づきの点などを、公財)真庭エスパス文化振興財団の、中山様にお話を伺いました。

 

導入の経緯

 数年前から、紙台帳をやめてデジタル化してデータを残そうという方針は決定していたのですが、中々我々の希望にマッチしたシステムが見つかりませんでした。
御社が扱っていた旧システムにも興味はあったのですが、お見積りを頂いたところ、高額で予算的にはアンマッチでした。

そこで地元のSI業者に依頼して、オーダーメイドの施設予約システムを開発してもらったのですが、あまり予算もかけられず、使いやすいとは言い難いものでした。

それでも、しばらくはそのシステムで運用していたのですが、消費税率が変更される際に、それに必要な改修が出来ないとの返答があり、そのまま使い続けることが出来なくなってしまいました。

そこでやむなく紙台帳での運用に戻し、Excel VBAで料金計算を行うシートを作り、両者を併用する変則的な運用をしていました。

そんな中、御社の営業ご担当者様より安価で高機能な新システムをリリースしたとのご案内を頂き、早速、無償のトライアル環境を構築頂き、評価を進めさせて頂きました。

 

選定理由、決め手

自治体系文化施設の貸館業務に対応できるシステムは意外に少なく、我々の知る限り数社程度しかありませんでした。

その中でも高額で不要な機能、例えば勤怠管理機能等も装備されているもの等は早々に除外させて頂きました。買取パッケージタイプのものは、やはり当館から見ると高額になってしまいます。

それから、複数の割引・割増条件があり、適用ルールも複雑な当館の料金計算条件が登録出来て、料金算出が自動化出来る必要がありました。この点は、他社にも実際に動作環境をご提供いただき検証してみました。

結果的に、「いつでも貸館」は希望通りの料金計算が可能であることが確認できましたが、同様に料金計算を自動化できるシステムは他にありませんでした。必要な機能が網羅され、予算内で導入可能な「いつでも貸館」が最終的に残りました。

 

導入後の感想、導入効果など

やはり紙台帳での運用に比べれば、大幅に業務効率が向上しました。

それまでは、カウンターにみえられたお客様の対応中は、お電話での貸館に関するお問い合わせにも答えられず、お客様をお待たせしてしまうこともしばしばでした。

現在は、システムで一元管理された予約台帳をPC画面上で共有できますので、予約受付やお問合せ対応もスムーズに進みます。

それから、インターネット上の施設空き照会画面を参照の上、日時を指定したうえで予約の問い合わせをくださるお客様が増えました。予約登録における所要時間が大幅に短縮され、業務効率が格段に上がりました。

また、標準搭載のデジタルサイネージ連携機能も大いに活用しています。

高輝度のサイネージ用モニターを比較的安価な構成で導入し、運用しています。

 

 

 

 

 

 

 

今後欲しい機能、要望等

毎月、市に報告する書面があるのですが、これが自動的に集計されると助かります。
内容的には、施設毎の稼働率と収納額が必要です。システムの標準機能の稼働率集計もあるのですが、集計項目が一部相違しており、現状は複数の帳票や画面表示の内容を一つにまとめて作成していますので。
弊社>オーダーメイドは可能ですので、是非ご検討ください。

それと、デジタルサイネージに指定した画像が表示できると良いですね。
表示体裁も、もう少し細かい内容が指定できればいいのですが、現状でも問題無く使えておりますので、すぐに必要というわけではありません。

また、非接触での施設利用料の徴収が必要ということになりまして、オンライン決済の仕組みを導入する必要があります。
先ほどのお話では、年内には無償で機能追加されるとのことでしたので、期待しております。

 

最後に

当館は、休館日に貸し出しを行うことがある等、県内でも珍しく施設稼働率が100%を超えることもしばしばです。そんな忙しい貸館業務の中で、機能的にもランニングコストにも満足できるシステムに出会えて助かりました。

 

ありがとうございました。

今後とも、よろしくお願いいたします。