横浜能楽堂

【古典芸能の継承と再創造】
横浜能楽堂は、高い企画・制作力によって知られる、日本の古典芸能のアーツセンター。
能を始めとする日本の古典芸能の上演だけに止まらず、海外とのコラボレーションにより新たな作品も生み出しています。

(横浜能楽堂オフィシャルサイト)

今回は、システム導入後1年を経てのご感想、気が付いた点、ご要望などを中心に、（公財）横浜市芸術文化振興財団の来館促進等チームリーダー　尾形様、枦山様にお話を伺いました。

開館当初より20年近く使用していた施設予約システムが、PCの故障もあり使えなくなってしまいました。
元号が変わることにも対応する必要があり、新しい予約システムの導入を検討していました。
現行システムの改修は高額だったため、他のシステムも探していました。

当館の本舞台は、料金計算の定義が複雑で、時間貸し（9:00～22:00の間の9時間=全日、5時間=半日、夜間）とコマ貸し、それぞれに延長を加味した際に、利用者が最も安価に借りられる条件を自動判別し、料金計算できる、フレキシブルな設定が可能である必要がありました。

貸出開始・終了時刻と料金種別（申合せ・準備・練習、平日、土日休日、通常（入場無料）、通常（入場料有料））を選択する簡単な操作だけで、料金が自動算出できるのは、他のシステムも検討する中、「いつでも貸館」は対応可能でした。

こうした複雑な料金体系への対応と、申請書・許可書のオーダーメイド対応を含め、納得いく予算内でしたので、導入させていただきました。

施設予約管理に、紙台帳が無くなったことが一番です。
旧システムが使えなくなって以降、しばらくは手作業で貸館業務を運用していました。
施設予約が立て込んだ場合、台帳の取り合いになってしまうこともあり、円滑な業務運用の妨げになっていました。

「いつでも貸館」導入後は、予約台帳がシステムの中で一元管理されていること、それから複雑な料金計算が自動でなされ許可書などが自動で発行されるようになり、業務効率が上がり、大変助かっています。

当館では、「○○○○会　○○○○」等、団体名が比較的長い場合が多く、
各種帳票類の利用者名欄が、任意のところで途中改行されるようになるとありがたいですね。

また、横浜市では附帯設備も含めて減免申請を受け付けることになっていますので、
附帯設備の減免申請書であると助かります。