福島県相馬市

システム化により予約開始日の予約管理業務量が導入前の10分の1に！

システムの稼働日：2021年9月01日
お客様の声取材日：2023年8月16日

ご挨拶

相馬市様は弊社システム「いつでも貸館」を令和3年9月からお使いいただいております。
今回お話を伺ったのはシステムの運用に携わっている相馬市役所生涯学習課の大内様と、
「スポーツアリーナそうま」で長年施設受付業務をされているベテランの渡辺様、今野様にお話しを伺いました。
施設予約システム導入前から導入後の変化など貴重なお話しを聞くことができました。

導入背景

〈市民の利便性と職員の負担軽減を目標に！〉

相馬市様では市民サービスの向上を図ると同時に、施設予約管理業務の効率化による職員の負担を軽減することを目標として、施設予約システム導入の検討が始まりました。

当時の様子をお聞きすると、
「施設予約システム導入前は予約開始日に開館前から多くの方が並んでいて、全員の1か月分の予約を手書きで管理して、利用料金や利用電気量の計算も全て手計算していたから大変だった。（渡辺様）」
高齢の利用者様も多く利用される施設でもあるため、冬など寒い時期に予約を取るために早朝から並ぶのは大変なことだと思います。

また、予約開始日の作業は施設予約管理業務を行う職員にとっても負担が大きかったそうで、休憩をとる暇がないくらい忙しかったと当時の大変さが伺えました。

導入の決め手

〈機能要件の機能を全て実装しつつ、圧倒的なコストパフォーマンスを誇るシステム〉

相馬市様では、自治体では最も多く、かつ公平な選定方法である入札が行われました。
入札に参加したシステムベンダーはパストラーレを含め3社が参加しました。
入札前にいただいた機能要件表では、全ての要件を”標準機能”で実装していたため、入札において機能面での障害は一切ございませんでした。
また、パストラーレの施設予約システム「いつでも貸館」はマルチテナント型SaaSという技術基盤採用しているため、圧倒的なコストパフォーマンスを誇ります。
そのため、見事落札者に選ばれることとなり、晴れて相馬市様にお使いいただくことが叶いました。

導入後の感想

〈予約開始日の予約管理業務量が導入前の10分の1に！〉

相馬市様では高齢化率が31％と全国平均より早いスピードで高齢化が進んでおり※、そのため施設予約システムを導入しても市民がすんなりとシステムに馴染み、窓口に行かずにPCやスマートフォンからご自身で予約をとれるか職員の方々は心配だったそうです。
※出典：相馬市『第 8 期相馬市高齢者福祉計画』

「システム導入日は多くの利用者が窓口に殺到するのではないかと思ったけど、当日窓口に来たのはたったの2組だった（渡辺）」
そう語ってくれた渡辺様はシステム導入により業務が逆にもっと大変になるのではないかと不安だったそうです。
しかし、実際に施設予約システム「いつでも貸館」を導入してからは「今までの業務量の10分１になった！」と嬉しそうに語ってくれました。

高齢化によりシステム導入を不安に思っている自治体様は決して珍しいことではございません。
現在、弊社システムをご導入いただいている自治体様でも、システムを導入することによって高齢者の方が逆に利用しづらくなってしまうのではないかと懸念されている自治体様も多くいらっしゃいました。
しかし、弊社システム「いつでも貸館」は若い方から高齢な方でも迷わず利用が出来るようにシンプルな画面構成にしております。
そのため、ご導入いただいている皆様にも安心してお使いいただくことが出来ております。

これからも全国の皆様が安心してお使いいただけるようシステム開発を進めていいきます。
相馬市様、貴重なお話しをおきかせいただき誠にありがとうございました。

福島県 相馬市

導入情報

ご挨拶