越後妻有文化ホール・十日町市中央公民館「段十ろう」
紙台帳による運用から、スマートで効率の良い貸館業務への転化が適いました。
システムの稼働日：2022年4月1日
お客様の声取材日：2023年6月8日
導入の経緯
紙台帳による運用
当館では、紙台帳による貸館管理を行っておりました。
予約内容を紙に鉛筆で、利用者情報等とともに書き込み、それを複数のスタッフで共有をしていました。
そんな中、政府から業務のデジタル化推進要請と、折からのコロナ禍の中、非接触でのご利用者様とのやりとりの必要性もあり、さらに業務効率の改善も目指し施設予約システムの導入を検討しておりました。
貸館業務の効率化はもちろんのこと、市への各種報告、全国公立文化施設協会様への情報提供等、各種情報集計機能の充実と使いやすさも評価ポイントとして意識しておりました。
導入後の感想、導入効果など
紙台帳での運用からシステム化されたことにより、情報が一元管理され、情報共有が非常にスムーズになりました。
【いつでも貸館 】 を導入してからは、オンラインでクラウドサービス上の貸館台帳が簡単に参照できるようになりました。
他のスタッフが登録した施設予約情報や、インターネット経由で一般のご利用者の方が申請された予約情報もすべてが自席からリアルタイムに参照できますので、状況確認や新規の予約登録作業がとてもスムーズです。
また、【 いつでも貸館 】 はインターネットのブラウザ上で稼働しますので、とくにバージョンアップ等を意識しなくてもいつでも最新スペックが使える点もありがたいです。
その他、ご要望など
今のところ、とくに問題なく使えており当館の貸館業務に必要な使い方はマスターできていると思います。
ただ、新規導入後、約1 年ほど運用しておりますので色々と細かい点で要望的なものが出て来ました。
諸々の要望事項等をまとめてサポート宛にメール送信すれば、少なくとも検討はしてくれるとのことでしたので、当館スタッフの要望をまとめてみようと思います。
対応に関しては、同様の要望が多けれ早期対応の可能性が高まるとのことですので、まずは挙げてみることにします。
ありがとうございました。
ご協力、ありがとうございました。
今後とも、よろしくお願いいたします。
編集後記：
取材当日も地元の団体主催のイベントがあり、多くの方々が行きかい、『 地域の交流の場 』 として市内の皆さまの生活に溶け込んでおられることが感じられました。
また、今年度はチケット販売システム【 いつでも発券 】 を導入下さり、まことにありがとうございました。
今後とも、どうぞ宜しくお願いいたします。